Sécuriser la conservation et la destruction des renseignements personnels

Votre entreprise a la responsabilité de gérer de manière sécuritaire les renseignements personnels, depuis leur collecte jusqu’à leur destruction.

 

Lorsque les objectifs pour lesquels ces renseignements ont été collectés et utilisés sont atteints, vous devez les détruire de manière sécurisée. Dans certains cas, il est également possible de les anonymiser ou de les dépersonnaliser.

 

Source : Commission d’accès à l’information du Québec. (n.d.). Conservation et destruction des renseignements personnels. Récupéré de [https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/information-entreprises-privees/conservation-destruction-renseignements-personnels](https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/information-entreprises-privees/conservation-destruction-renseignements-personnels).

 

Du côté des concessions automobile, La CCAQ (Corporation des concessionnaires d’automobiles du Québec) recommande généralement les durées de conservation suivantes pour les documents :

 

1. Documents financiers et comptables :

   – États financiers, bilans et journaux : 6 ans après la fin de l’année financière.

   – Factures, reçus et bons de commande : 6 ans.

   – Relevés bancaires et chèques annulés : 6 ans.

   – Dossiers de paie : 6 ans.

   – Déclarations de revenus et documents fiscaux : 6 ans après l’année d’imposition.

 

2. Documents relatifs aux employés :

   – Dossiers d’employés (y compris les informations sur la paie et les évaluations de performance) : 3 ans après la fin de l’emploi.

   – Documents de santé et de sécurité : 5 ans après la fin de l’emploi.

   – Contrats de travail : 3 ans après la fin de l’emploi.

 

3. Documents de vente et de service :

   – Contrats de vente de véhicules : 6 ans après la vente.

   – Dossiers de réparation et d’entretien des véhicules : 6 ans après le service.

 

4. Documents administratifs :

   – Procès-verbaux des réunions et résolutions du conseil d’administration : Permanents.

   – Contrats et accords : 6 ans après la fin du contrat.

 

Ces durées de conservation sont des recommandations générales et peuvent varier en fonction des obligations légales spécifiques et des besoins particuliers de l’entreprise. Il est important de consulter un conseiller juridique ou un expert en conformité pour s’assurer que les pratiques de conservation des documents respectent toutes les exigences réglementaires et légales applicables.

 

Source : Conseil de l’industrie automobile du Québec (CCAQ). (2023). Durée de conservation des documents. Consulté à l’adresse [https://nouvelles.ccaq.com/wp-content/uploads/2023/06/Duree-de-conservation-des-documents.pdf](https://nouvelles.ccaq.com/wp-content/uploads/2023/06/Duree-de-conservation-des-documents.pdf).

Note : L’image a été générée par Microsoft Designer de la plateforme LinkedIn